Dokumentsamordnare

Vi söker en Dokumentsamordnare för Program Tvärbanan Kistagrenen till en myndighet inom trafik.

Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Rollen är samordnare för program- och projektdokumentation inom ett större infrastrukturprogram. Syftet är att säkerställa att programmet och dess projekt följer riktlinjer för dokumenthantering, samt att stötta, coacha och leda resurser inom dokumentationsfunktionen. Rollen innefattar även administrativt stöd, diarieföring och kontakt med registrator och arkivarie. Arbetet sker både på distans och på plats på kontor.

Arbetsuppgifter

Ansvara för att programmet och projekten har nödvändiga rutiner för dokumenthantering

Informera programmedlemmar hur projektdokumentation ska hanteras

Administratör för programmets samtliga ytor i programmets dokumenthanteringssystem

Ansvara för mappstrukturen i programmets dokumenthanteringssystem och stötta vid implementering av nya mappstrukturen

Ansvara för programmets funktionsbrevlåda kopplat till programmets dokumenthanteringssystem

Coacha och leda andra resurser som ingår i funktionen dokumentation

Ansvara för programmets ärendenummerlista och skapa nya ärenden i kundens diariesystem

Kontrollera hantering och namngivning av dokument utifrån dokumenthanteringsplan

Diarieföra dokument i kundens diariesystem

Samordna och uppdatera programmets dokumenthanteringsplan

Hjälpa till med rensning av programmets och projektens ytor i kundens dokumenthanteringssystem

Exportera medlemslistor i kundens dokumenthanteringssystem

Kontaktperson mot registrator och arkivarie

Krav (OBS, obligatoriska)

Högskoleutbildning alternativt genomgånget KY-utbildning inom relevant område exempelvis ekonomi, byggnads- eller järnvägsingenjör, data- och informationsansvarig.

Minst 5 år dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha arbetat med dokumentsamordning i minst ett projekt/program inom offetlig förvaltning. 1 st referensprojekt på minst 500 Mkr.

Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet från arbete med diarie- och ärendehanteringssystem.

Minst 5 års dokumenterad arbetslivserfarenhet från arbete med projekt/dokumenthanteringssystem.

Dokumenterad utbildning inom GDPR, ej äldre än 3 år.

Minst 5 år dokumenterad arbetslivserfarenhet av att leda ett team på minst 3 personer.

Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Goda kunskaper i MS-officepaketet.

Meriterande

Dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete efter en dokumenthanteringsplan i ett större program/projekt om minst 500 Mkr.

Dokumenterad utbildning i projektmetodik exv PPS, IPMA, PMI.

Personliga egenskaper

Mycket strukturerad, noggrann och god administrativ förmåga.

God samarbetsförmåga och kommunikativ.

Självgående.

Förmåga att se helheten och detaljer samt föreslå förbättringsmöjligheter.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!